¿Automatizar para hacer más eficiente mi PYME?

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Hace ya varios años que apoyamos a las PYMES en sus procesos de mejora y después de cierto tiempo de acompañamiento frecuentemente llegamos a la necesidad de automatizar: sistemas administrativos, mecanismos de control, máquinas más eficientes, procesos tecnológicos y cosas por el estilo. No obstante, una vez que los implementamos nos enfrentamos también con regularidad a fallas y proyectos truncos. ¿Por qué? ¿Dónde está el error? Aquí hablamos sobre el tema.

Tomemos por ejemplo una empresa manufacturera: tiene una baja en la producción que le impide cumplir con sus pedidos y acude a nosotros para implementar una nueva máquina o una nueva línea para la elaboración de más piezas. Tras un minucioso análisis decidimos que antes de crecer es mejor afinar -y mejorar- sus procesos. En ese camino nos damos cuenta que la organización no es clara y que se requiere, entre otras cosas, un mejor control de la calidad, de los inventarios y gestión de los clientes. 

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La respuesta es fácil: “¡Tenemos que automatizar! Si ponemos un CRM, nuevos anaqueles, más pizarras, un sistema administrativo y un reloj checador, haremos que la empresa sea más eficiente y lograremos incrementar la producción… ¡Manos a la obra!” Y todo mundo corre para un lado, para el otro,  se gasta en equipos, en pizarras, relojes checadores, sistemas administrativos y…. nada. No pasa nada: la producción es la misma, los errores se incrementan y la moral decae.

¿Qué pasó?

Tras algunos experimentos y aprendizajes hemos entendido que el secreto está en el balance: si no sabemos usar una libreta y llenar todos los días los datos, más difícil será hacerlo en una computadora (sobre todo si no sabemos usarla); si no somos ordenados, podremos tener veinte anaqueles más y de cualquier forma se llenarán de polvo y caos…. y si ponemos un sistema administrativo pero el equipo no lo utiliza, no quiere hablar con el compañero, o se le olvida revisarlo, entonces la inversión es negativa porque además complica las relaciones humanas. 
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En nuestra práctica intentamos hacer la implementación de nuevos procesos participativa, pero además construimos las herramientas con el equipo y nos esforzamos en abrir los espacios para la capacitación y el aprendizaje conjunto. Como siempre, “la magia es que no hay magia: todo pasa por el ser humano, su comunicación y su humor”. Así que ya lo sabes: la próxima vez que quieras implementar algo, asegúrate de que el equipo lo quiera, que aprenda a usarlo y defienda el cambio…  sin estarlo padeciendo.
Si estás interesado en nuestra solución de “Reservas Mi2U” no pierdas de vista que la tecnología no resuelve la básica -y humana- necesidad de capacitación e implementación de filosofía laboral de tu organización.