[Tips] ¿Cansado de post-its y pizarrones? ¡Usa Trello!

Hace ya un par de años que en Mi2U utilizamos Trello. Lo descubrimos gracias a que nuestro desarrollador nos lo propuso como mecanismo para compartir una pizarra donde podíamos anotar nuestras tareas y darles seguimiento… estando a cientos de kilómetros de distancia uno del otro. 

Comenzamos con escepticismo y poco a poco lo hemos adoptado en distintas tareas. Algunos en nuestras “otras vidas” como profesores, otros en la parte de desarrollo o diseño. Incluso uno de nuestros clientes lo adoptó para su uso en producción y otro en su área de reservaciones. En breves palabras, sería como decir que es un pizarrón blanco gigante donde puedes poner tarjetas de pendientes y tareas, con la ventaja de que detrás (o dentro) de esas tarjetas, puedes hacer anotaciones, listas de tareas, anexar fotos y poner notas a tus colegas, para que sepan cómo avanza el proyecto. 

Puedes además archivar tarjetas, luego resucitarlas, ponerles colorcito, moverlas entre tareas centrales y categorías, etc. Muchos “etc” que vamos descubriendo en la medida que lo usamos. Puedes, además, hacer tantas pizarras como proyectos tienes y luego invitar (o desinvitar) a colegas con quienes trabajas. ¿Te lo recomendamos? Sin duda. Es una de las herramientas tecnológicas que sugerimos a nuestros clientes en versiones gratuitas para comenzar y que después pueden ser mejoradas con un pago adicional. 

¿Por dónde comienzo?

Fácil. Abres Trello, haces un tablero, invitas a los colaboradores y comienzas por hacer una lista (por ejemplo “presupuesto de página web”) a la que agregarás después tarjetas de las diferentes tareas a realizar (por ejemplo, las necesarias para hacer el presupuesto: “Cotización de desarrollo, Costeo de hospedaje, diseño del borrador inicial, etc.)
 Luego, dentro de cada tarjeta puedes poner notas, comentarios, fechas de entrega, anexar archivos, listas de tareas, etc. Si quieres escribirle a uno de los colaboradores y hacer que le llegue un mail (al correo que registró) con la nota, simplemente “arróbalo” (por ejemplo @Luis…) y le llegará una notificación que podrá responder directamente desde su mail. Si quieres copiar a todo el equipo, simplemente dirige el mensaje al @board y listo! 

Además de las herramientas “normales”, el sistema te permite agregar unas “power-ups” que te ayudan a fortalecer el conjunto del tablero, tales como un visor para google drive, una visión de calendario, seguimiento de paquetería y muchas otras alternativas. Más de un “power-up” debe pagarse, pero aún si comienzas con uno será muy útil la aplicación. 

Un poco más allá
Un artículo aparecido recientemente dentro del boletín de Trello menciona 3 de las herramientas favoritas de una persona que lo usa para gestionar la producción cinematográfica: 
1. Power up calendar: habilitar el calendario permite que cuando pones fechas a las tarjetas y/o tareas, después puedas verlas como calendario y notar más claramente sus vencimientos. 
2. Checklists: hacer checklists y después usarlos en otros proyectos solo copiándolos.
3. Links de tarjetas: saber que cada tarjeta tiene su propio link, y que estos links después se pueden linkear a una tarjeta o a checklists, ayuda a que no se pierdan y puedas dar seguimiento a varias en conjunto: aunque tengas muchas, las puedes organizar fácilmente.

En nuestra organización Jorge, el desarrollador web, músico e ingeniero de audio, ordena sus días de 26 horas con Trello: “Lo uso para las contrataciones: hago checklists con info de los músicos y voy palomeando cuando me confirman, de manera que no falte nadie del equipo en las tocadas; además, por supuesto, del uso que le damos para seguimiento a proyectos de Mi2U”

Y tú, ¿ya usas Trello?
Si eres usuario de Trello, ¿por qué no compartirnos algunas de las ventajas o usos que le has dado? ¿Qué le sugerirías a quienes apenas comienzan? ¿Cómo te funciona en el trabajo día a día dentro de una oficina, aunque no tengas el problema de la distancia? Estamos seguros que tienes mucho que decir de esta gran herramienta.  Si deseas ver el el post del productor que usa Trello, ve acá

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