Las reuniones de trabajo son parte de nuestra vida cotidiana. No importa si trabajas de forma independiente o en una gran empresa, verse con otras personas para hablar de temas comunes es necesario… desafortunadamente no siempre sale bien. ¿Te has preguntado cómo podrías conseguir mejores reuniones, más productivas y con resultados positivos? Acá te compartimos algo de nuestra experiencia.
Algo que debe quedar claro es que hablaremos de reuniones presenciales. Si buscas ideas para una mejor reunión virtual, te compartimos el post que hicimos hace unas semanas, donde contamos cómo puedes tener una reunión virtual más provechosa.
Las reuniones de trabajo
Hay quien dice que la mejor reunión es la que no se tiene. No somos de la misma idea: pensamos que si está bien planeada y tiene objetivos claros, una reunión de trabajo es importantísima, porque permite afianzar los lazos de confianza y los valores de la empresa. ¡Por supuesto, si la reunión se vive en desorden, sin claridad de su meta y se convierte en un diálogo de sordos, habría sido mejor no tenerla! Pero eso no depende del evento en sí, sino de sus participantes y sus ánimos.
Para comenzar
Lo más importante es que exista un verdadero motivo para reunirse: ¿analizar las ventas del mes? ¿Revisar el plan anual? ¿Hacer un nuevo negocio? ¿Festejar el cumpleaños de un colega? ¿Compartir la triste noticia de un cierre de empresa? Como verás, todos los anteriores son objetivos, o temas a tratar. Si comienzas por establecer el objetivo y generar una agenda, el 50% de la reunión (y de tu tiempo) va de gane.
Las reglas del juego
Es central establecer una serie de reglas: ¿hay que levantar la mano al hablar? ¿Hacemos una ronda de comentarios? ¿Se pueden hacer preguntas a media presentación? ¿Podemos comer o llevar alguna bebida? ¿Se deben apagar o silenciar los celulares? Las reglas del juego son centrales para una reunión fructífera.
Asigna también un tiempo máximo y recuerda que algo que dura más de una hora debe contemplar un tiempo de descanso (o para revisar llamadas urgentes, por ejemplo) y que las reuniones de más de dos horas suelen volverse improductivas si no están claras y hay actividades planeadas para todos.
Herramientas básicas
Ya mencionamos la agenda y el reloj, pero también debemos hablar de la minuta o las notas: siempre debe haber alguien que toma las notas principales y acuerdos de la reunión: a quién le corresponde hacer qué, cuáles son los acuerdos alcanzados. Cuando es la primera reunión, no habrá minuta anterior, pero a partir de la segunda, alguien debería leer los contenidos y ponerlos sobre la mesa, para asegurarse de los avances y tareas cumplidas. Sí, lo mejor es que esta tarea se haga por turnos: una persona por sesión.
Presentaciones, actividades
Las presentaciones (Powerpoint, Prezi, Keynote) son útiles, pero no deben abarcar toda la reunión: combínalas con pizarras en las que participe cada invitado, utiliza tarjetas, cartones… hazlo divertido, pero sobre todo permite que todos puedan dar su opinión: ¡la idea de una reunión es escuchar a los presentes! Si solamente escucharemos a un orador, es mejor hacer una videoconferencia o enviar la presentación para que cada quien la vea en casa y comenten desde su oficina!
Los participantes
Si las personas no se conocen, siempre es importante presentarlas. Recuerda que la confianza no se construye de golpe, sino en un ejercicio de intercambio: pide que se presenten y cuenten algo más personal: gustos, hobbies, visión. Dedicar tiempo a esto jamás es una pérdida, sino una inversión. Si el tiempo es escaso, permite al menos al invitado presentarse y pide que alguien del equipo presente al grupo de manera breve. Eso evitará sentirnos “zombies” en un grupo extraño.
El intercambio en la reunión
Es muy útil tener a un moderador que pueda dar la palabra. Si trazaste “reglas del juego” al inicio, alguien debe encargarse de velar por ellas. Para que no siempre sea una persona “la mala de la película”, es bueno rotar el rol de moderador, ¡también le dará experiencia en gestión de grupos!
Motiva la participación, pero recuérdales que el tiempo es limitado y que sean conscientes de ello. También motiva que las personas hagan contacto visual y sean conscientes de su lenguaje corporal. Asegúrate que todo mundo esté cómodo y atento. Si tú eres responsable del equipo, míralos a todos y observa gestos, ademanes, miradas. ¡Y por favor, no te quedes con el micrófono: otorga la palabra a todos!
El estacionamiento
Si la reunión fue convocada para un tiempo ya determinado y de pronto surge un tema relevante, habrá que medir su urgencia. Lo más recomendable es ajustarse al tiempo previsto de la reunión (tal vez alguien más tenía una llamada agendada, tenía que ir a ver a su hija a la escuela, o necesita hacer una tarea importantísima), a menos que sea algo urgente que se pueda resolver pronto.
Bien dicen que no hay nada urgente que no pueda esperar un par de horas: ¿Se puede atender con una llamada? ¿Podemos dejar la tarea a un responsable que nos comunicará el resultado? Si el tema puede esperar, lo mejor es mandarlo “al estacionamiento”, para abordarlo en una nueva reunión. No dejes de anotarlo en la próxima agenda.
¿Eres el jefe o el responsable?
Recuerda que tú eres el ejemplo. No puedes pedir puntualidad o responsabilidad si tú no la practicas. La mayor parte de las personas espera de ti buenas respuestas y sinceridad, pero se vale decir “no lo sé, pero lo revisaré” o solicitar apoyo: no tenemos que saberlo todo. Eso sí, en caso de que prometas algo, lo mejor que puedes hacer es cumplirlo.
Haz que tu equipo se sienta parte: consúltalos, respeta su tiempo y opinión, motívalos a hacer mejor las cosas, invítalos a ser propositivos. Y por favor no te olvides de la regla de oro: “el regaño en privado, la felicitación en público”. Recuerda que una reunión te permite compartir la filosofía empresarial y hablar con franqueza, observando las reacciones. Una frase que nos encanta es: “les pido que me escuchen con oídos audaces, porque hablaré con palabras audaces”.
Finalmente
Para organizar mejor tus tiempos, lo mejor es compartir la agenda. En ocasiones es útil emplear plataformas como Trello, que te permiten poner temas sobre la mesa y avanzar en la resolución antes de la junta. De esta manera, el tiempo de la reunión podrá ser mejor aprovechado, con menos temas que tratar.
Si puedes compartir un fragmento de un texto, o una frase importante que sirva en el contexto, no dudes en hacerlo, finalmente la reunión es para comunicar. ¡Te deseamos suerte en tu próxima cita agendada!
