Tips para videoconferencias en reuniones de trabajo

¿Te ha sucedido que las videoconferencias salgan terriblemente mal? Nosotros trabajamos hace años a distancia y nos gustaría compartirte algunos Tips que consideramos útiles para que logres experiencias más agradables y menos frustrantes. Seguramente hay más ideas que tú has vivido también. ¿Te gustaría compartirlas con nosotros? ¡Adelante!

  1. La conexión: No hay forma de que la conversación funcione si tu conexión es mala. Con frecuencia sucede que otras personas estén usando también Internet mientras hablas. Trata de negociar con ellas los tiempos para que cuando tú hagas tu llamada, te dejen todo el ancho de banda. Si es imposible, tendrás que apagar tu cámara y eso no siempre juega a favor de la buena comunicación. Apagar la cámara es una solución extrema y no muy buena. 
  2. El micrófono en Silencio: ¿Has escuchado que es una de las frases de la pandemia? “Ponte en mute, ¡carajo!” . La razón es simple: si todas las personas tienen el micrófono abierto, el audio se satura y nadie oye a nadie porque el sistema piensa que “todos quieren hablar al mismo tiempo”, como en una cena de amigos, donde nadie entiende a nadie. Recuerda que es importante “el mute” porque los ladridos de un perro, el ruido del señor de los tamales, el tren que pasa o los gritos de los niños rompen toda la comunicación. Ponerse en silencio es una REGLA BÁSICA de la buena comunicación en videoconferencias.
  3. ¡Pon Reglas!: Antes de la llamada, es importante fijar algunas reglas para una mejor comunicación, porque sin ellas, es demasiado tarde:
    • El micrófono en silencio es sin duda la primera
    • ¿Cuánto tiempo tiene cada quién? Es importante que nadie se quede con el “monopolio del micrófono”: se busca que todos participen y den sus opiniones. Evita lo que sucede frecuentemente en reuniones presenciales, que alguien hable y hable sin parar. Más que asignar un tiempo determinado, invita a los participantes a ser conscientes del uso del tiempo y a ser lo más concretos posibles.
    • ¿De quién es el turno? Si es un grupo pequeño (hasta 5), dense todos la oportunidad de hablar, uno por uno (una por una). Poco a poco tomen un orden e invita a que todos participen.  pero si es un grupo mayor, debe haber un moderador y se debe acordar que se pida la palabra. Zoom y Teams tienen forma de “levantar la mano”, pero en los que no, tendrá que ser con la mano alzada o un mensaje en el chat. 
  4. Escucha y deja hablar: Como en la vida real, usa la práctica de escuchar. Presta atención a lo que dicen otros y si tienes una idea “en el momento”, ten a la mano una libreta y anótalo, así podrás dejar que la persona termine su intervención y continúe la persona a la que le tocaba. Nada más feo que interrumpir a alguien que aún no cierra su idea o quitarle el lugar a quien seguía. Verás que eso te permitirá tener más claro lo que tienes que decir. 
  5. Evita los monólogos o las pláticas de dos: Frecuentemente un tema se vuelve una discusión entre dos personas, mientras el resto se queda esperando su turno. Piensa que todos tenemos una opinión y que es muy aburrido escuchar a dos discutiendo. Si eso sucede, mejor organicen una llamada entre los dos y resuélvanlo en corto. El monólogo también es algo abusivo: piensa que el tiempo es de todos. 
  6. La Cámara encendida: Si de por sí es compleja la comunicación virtual, apagar la cámara lo hace más difícil, pues tienes que imaginar si te están comprendiendo, si se están durmiendo o si te están prestando atención. ¡Es muy triste sentir que le estás hablando al aire! En un ejercicio de respeto al grupo, mantén tu cámara prendida y presta atención con verdadero interés. Si el tema es muy aburrido o repetitivo, hazlo saber de una forma diplomática. Es posible que el interlocutor no se haya dado cuenta de ello. Es mejor decirlo que callar.
  7. Usa audífonos con micrófono integrado: En ocasiones, si estás en un espacio público, es posible que los ruidos de otras mesas te distraigan y no te permitan prestar atención. Los audífonos son mágicos para ayudarte a concentrar. Del mismo modo, el micrófono integrado te ayuda a que tu voz se escuche más clara y no el ruido de los que están al lado. Aquí de nuevo aplica lo del “mute”: si no estás hablando, “¡Ponte en mute!”
  8. Habla claramente: En ocasiones la señal es mala, otros tienen ruido alrededor o a los hijos pidiendo cosas… Por eso es importante que modules tu voz, hables claro, articules y evites hablar muy bajo o muy fuerte. Evita las palabras “raras” o de uso poco común, según el grupo con el que estás. ¡Lo que quieres es que todos se entiendan, no ver quién tiene más vocabulario!
  9. El uso del chat: Es muy práctico, pero no hay que abusar de él. Empléalo para poner un link a un documento (o un sitio web, por ejemplo) que quieres que todos vean, úsalo para pedir la palabra, o para hacer un llamado de atención sobre el tiempo, alguna regla o un mensaje general que no requiere interrumpir la conversación, pero recuerda que si lo usas para bromas, o comentar en pequeños grupos, solo lograrás distraer a todo el equipo.
  10. ¡Apaga el Whats!: Si es una reunión de importancia, evita tener otras ventanas abiertas que no estén relacionadas: te distraerán y corres el riesgo de que por error compartas tu pantalla y los demás vean cosas que o quieres mostrar. Esto es particularmente importante con el WhatsApp o las redes sociales, que son un gran distractor. Si estás usando el Whats con colegas para acordar en la negociación que participas en la videollamada, ten mucho cuidado con su uso, ¡porque te puede hacer perder el negocio!

Estamos seguros que tú has vivido otras situaciones que quieres compartir. Para nosotros, los anteriores son tips que hemos aprendido (muchas veces a prueba y error, o grandes discusiones) y te los compartimos con gusto porque sabemos que hoy, en estos tiempos, la buena comunicación es central para avanzar en tiempos de pandemia. 

Recuerda que la comunicación en el espacio virtual es completamente nueva para muchas personas. Sé paciente y haz un esfuerzo por explicar cómo funciona si tienes experiencia, y por aprender y escuchar recomendaciones, si eres novato(a). Comunicar es el eje de la vida y solo sucede cuando lo que decimos es bien recibido por nuestro interlocutor… y nos confirma que escuchó lo que le queríamos decir.

¡Buena suerte en tu próxima videollamada!